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Solicitar un cupo universitario

Studierende sitzt zu Hause am Laptop und lernt.
© iStockphoto

¿Dónde se entrega la solicitud de cupo? ¿Qué documentación puede pedir la universidad? ¿Cómo se realiza el proceso de legalización de los certificados académicos? ¿Qué documentación personal se debe incluir en la solicitud? A continuación se encuentra la información respectiva.

Existen principalmente dos modalidades para solicitar cupo en una universidad alemana. El candidato deberá informarse previamente en la universidad escogida sobre cuál modalidad de solicitud de cupo aplica en su caso:

1. Solicitud de cupo directamente con la universidad alemana
Si la solicitud se envía directamente a la universidad alemana, el candidato deberá confirmar con la universidad elegida, la lista de documentación requerida y los plazos correspondientes. Recomendamos consultar con las agencias de correos postales (DHL, Fedex, etc.) el tiempo estimado para la llegada de las solicitudes a Alemania.
No obstante, no siempre es necesario enviar los documentos en físico, ya que algunas universidades solo solicitan la postulación a través de correo electrónico o un portal online.
UNI-ASSIST es el portal en línea que utilizan muchas universidades para recibir las solicitudes.

2. Solicitud de cupo a través de UNI-ASSIST
Si la universidad seleccionada determina que la solicitud de cupo se debe hacer a través de UNI-ASSIST, el interesado debe informarse en la página web de esta plataforma sobre los procesos y costos.

UNI-ASSIST es un servicio para solicitudes internacionales utilizado por cerca del 50% de las universidades alemanas. El sistema de UNI-ASSIST le permite al candidato presentarse con una solicitud a varios programas académicos al mismo tiempo. En la página de UNI-ASSIST existen instructivos sobre cómo usar la plataforma y se responden las preguntas frecuentes acerca de los procesos de entrega de las solicitudes. Desde el DAAD no podemos responder preguntas sobre la postulación a través de esta plataforma. Recomendamos ver el video en nuestro canal de YouTube sobre la postulación a través de uni-assist.

Nota
Aquellos estudiantes que poseen una Deutsche Hochschulzugangsberechtigung (Abitur) se reconocen como Bildungsinländer, lo que significa que para ellos aplican las misma reglas que para los estudiantes que hayan terminado su colegio en Alemania. Estos estudiantes deberán tener en cuenta que en Alemania existen algunas carreras universitarias que por semestre limitan el número de estudiantes que pueden inscribirse y requieren una aplicación directa a través de hochschulstart.de

Si usted está en el proceso de admisión con alguna universidad alemana, debe tener en cuenta que el proceso de solicitud de visa puede ser incluso de hasta 4 meses, según la temporada del año y el tipo de visa solicitada. Más información acerca la solicitud de la visa aquí .

Para cualquiera de las modalidades de solicitud de cupo (ver arriba), el interesado deberá confirmar directamente con la universidad elegida, los formularios, la lista de la documentación requerida y los plazos de entrega. Sin embargo, normalmente en la mayoría de los casos los documentos solicitados se dividen en dos grupos: Las certificaciones académicas y de idioma, y la documentación personal.

Cumplir a cabalidad con la entrega de los documentos solicitados es indispensable para participar en los procesos de admisión de las universidades alemanas.

¿Qué certificaciones académicas y de idioma solicitan las universidades alemanas?

1. Certificados de educación escolar secundaria.

– Para Colombia, el examen Saber 11°/ ICFES (Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior, no ECAES).
– Para Ecuador, la prueba Ser Bachiller.
– Para Perú, el certificado oficial de estudios (V Secundario).
– Para Venezuela el título de bachiller.

Según lo que indique la universidad alemana, en algunos casos para estudios de Pregrado (Bachelor),  se requerirán también las notas escolares y el Diploma de Grado de Educación Secundaria.

Generalmente en las páginas web de las universidades alemanas, la denominación para el certificado de culminación de los estudios secundarios es school leaving certificate (en inglés) o Hochschulzugangsberechtigung/ Hochschulreifeprüfung (en alemán).

2. Diploma de Grado (diplomas universitarios: Pregrado, Maestría, Doctorado, etc.)

No es necesario incluir el Acta de Grado. Únicamente se adjuntaría en el caso de que ésta incluya información relevante que no aparezca en el Diploma; por ejemplo reconocimientos académicos, menciones de honor, etc.

La denominación de los diplomas de grado es generalmente certificate (en inglés) o Urkunde (en alemán).

3. Notas de los estudios universitarios realizados (Pregrado, Maestría, Doctorado, etc.)

Para tener una orientación acerca de la correspondencia entre el sistema de notas colombiano, ecuatoriano, peruano o venezolano con el sistema alemán, recomendamos contactar la universidad alemana de interés para informarse sobre las pautas que la institución específicamente aplica como parte de sus procesos de admisión con relación al sistema de notas.

Asimismo, los siguientes enlaces son de utilidad para orientarse respecto a la conversión de notas al sistema alemán:

uol.de/en/students/recognition/conversion-foreign-grades

www.uni-hamburg.de/campuscenter/bewerbung/international/studium-mit-abschluss/anerkennung-auslaendischer-schulbildung/notenumrechner.html

www.tum.de/studium/bewerbung/infoportal-bewerbung/bayerische-formel/

Estos “conversores de notas” han sido diseñados por algunas universidades alemanas, por eso es importante contactarse con la universidad a la que se está postulando para conocer si desde esa institución cuentan con herramientas similares o tablas comparativas que sean válidas oficialmente dentro de sus procesos de admisión.

La denominación de los certificados de notas universitarias es generalmente transcript of records (en inglés) o Zeugnis/ Fächer- und Leistungsübersicht (en alemán).

4. Certificado de inglés o alemán.

Las universidades alemanas estipulan el tipo de examen de conocimientos de idioma y el puntaje que solicitan como requisito de admisión, según el programa académico que se desea cursar.

La denominación de certificado de idioma es generalmente language certificate (en inglés) o Sprachzeugnis/ Sprachdiplom/ Sprachzertifikat (en alemán).

Por regla general, las universidades únicamente aceptan como comprobante los documentos mencionados si están legalizados, traducidos y apostillados. En el caso de envíos en físico a Alemania, adicional al proceso de legalización, se debe autenticar las fotocopias (ver pregunta abajo).

El proceso de legalización de las certificaciones académicas que normalmente solicitan las universidades consta de los siguientes pasos, que se deben realizar en este orden.

1. Reconocimiento o legalización
Dirigirse a la entidad que expidió cada una de las certificaciones académicas y tramitar el sello de reconocimiento con la Institución encargada.

– En Colombia,  el Ministerio de Educación es la entidad encargada para las notas y los diplomas de estudios universitarios; y el Instituto ICFES para el examen Saber 11 o -antiguo ICFES-.
Más Información acerca de cómo solicitar la legalización de un resultado de ICFES.
En caso de que la universidad alemana así lo requiera, los estudiantes que quieran realizar un Pregrado en Alemania, deberán dirigirse a la Secretaría de Educación con sus notas y su diploma de educación secundaria,  y allí tramitar el sello de reconocimiento.

– En Ecuador, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana es la entidad encargada de los procesos de apostilla y legalización de documentos:
www.gob.ec/mremh/tramites/emision-apostilla-legalizacion-documentos

– En Perú: portal.rree.gob.pe/sitepages/apostilla.aspx#

– En Venezuela: mppre.gob.ve/consulares/#1626761259333-f8d47964-7cd8

2. Apostillas
Normalmente, la autoridad encargada para tramitar las apostillas, es el Ministerio de Relaciones Exteriores de cada país.

Colombia
Ecuador
Perú
Venezuela

No es necesario traducir las apostillas de los diferentes certificados académicos (diplomas y certificados de notas universitarios, certificados de exámenes de admisión, etc.), ya que las apostillas son documentos oficiales que se expiden con la información en español, inglés y francés.

3. Autenticación de fotocopias

La autenticación de copias de las certificaciones académicas puede realizarse en una notaría de Colombia, Ecuador, Perú o Venezuela. Es importante completar este proceso antes de solicitar la traducción oficial, de forma que ésta última incluya también los sellos y la información adicional que corresponde a la autenticación.

Solo en casos excepcionales (por solicitud explícita de la universidad alemana), será necesario solicitar esta autenticación en la Embajada de Alemania del país de origen o los Consulados Honorarios en las diferentes ciudades. Antes de solicitar este servicio, los interesados deben revisar detalladamente la información disponible en los siguientes enlaces:

Colombia: bogota.diplo.de/co-es/service/-/1800694

Ecuador: quito.diplo.de/ec-es/service/-/1693176

Perú: lima.diplo.de/pe-es/-/2334682

Venezuela: caracas.diplo.de/ve-es/servicios/-/1219682

4. Traducción oficial

Contactar a un traductor oficial de inglés o alemán para que traduzca las certificaciones académicas mencionadas en los anteriores numerales. Por regla general, el idioma al cual se deben traducir los documentos será determinado por la universidad de acuerdo al idioma en el que se dicta el programa académico en Alemania.

No obstante, tenga en cuenta que para el trámite de Visa Nacional ante la Embajada de Alemania se requiere apostilla y traducción oficial al alemán del diploma universitario. De igual manera, para expedir la visa de estudios la Embajada de Alemania exige una carta de motivación y hoja de vida en alemán. Si los estudios son en inglés, se puede entregar la carta de motivación y la hoja de vida en inglés, anexando las respectivas traducciones oficiales al alemán.

Únicamente para becarios del DAAD o de otras instituciones públicas de Alemania, la Embajada aceptará la traducción oficial del diploma al inglés, así como la carta de motivación y la hoja de vida en inglés. Para más información sobre el trámite de Visa Nacional les recomendamos consultar las hojas informativas publicadas en la página web oficial de la Embajada de Alemania:

Más información para Colombia
Más información para Ecuador
Más información para Perú
Más información para Venezuela

Para ubicar un traductor oficial al alemán, le sugerimos revisar los siguientes enlaces de la Embajada de Alemania:

Lista de traductores en Colombia
Lista de traductores en Ecuador
Lista de traductores en Perú
Lista de traductores en Venezuela

La traducción oficial es el último paso que se realiza, dado que se traduce tanto el contenido de los documentos como los sellos que los certifican. No es necesario apostillar las traducciones.

La documentación personal solicitada por las universidades alemanas, es tan importante como las certificaciones académicas. Por ningún motivo deberá tomarse a la ligera. Esta documentación no requiere el proceso de legalización mencionado arriba.
Normalmente estos son los documentos que se solicitan:

Documentación personal

1. Hoja de vida
Redactar la hoja de vida en inglés o alemán según el idioma estipulado por la universidad alemana y el idioma en el cual se desarrollará el estudio. Se pueden consultar ejemplos de formatos de hoja de vida alemanas en Internet. Es indispensable que la hoja de vida sea aprovechada al máximo por el candidato, para mencionar todos los aspectos a nivel académico y/o profesional que considere relevantes para su solicitud de cupo. La hoja de vida siempre debe tener fecha, estar firmada y  tener las hojas numeradas. Por regla general la hoja de vida no debe superar las 3 páginas y se debe redactar en forma tabular.

2. Carta de motivación
En algunas ocasiones las universidades mencionan la extensión que debe tener esta carta y las preguntas que se deben responder en ella. Si la universidad no lo hace, se recomienda que sea de 1 a 2 páginas. En esta carta el candidato debe mencionar cuáles son los motivos que lo hicieron elegir el programa académico, la universidad y  a Alemania  como destino para su formación académica. Además debe mencionar sus intereses académicos específicos en el programa elegido, su meta profesional, sus posibles aportes al área del conocimiento e incluso a su país de origen, su trayectoria académica y/o profesional, etc. Recomendamos revisar las páginas web de las universidades y de los programas académicos en detalle. La carta siempre debe tener un encabezado, fecha, estar firmada y las hojas numeradas. La carta de motivación debe ser redactada en inglés o alemán, según el idioma estipulado por la universidad alemana y el idioma en el cual se desarrollará el estudio. Algunas universidades alemanas tienen formatos específicos para diligenciar las cartas de motivación o una guía con las preguntas que se deben responder con la carta.

How to write a letter of motivation (video en alemán con subtítulos en inglés)

3. Cartas de recomendación académicas
Estas cartas son de suma importancia para la obtención de un cupo universitario. Por regla general la persona que recomienda (académico/ profesor) debe mencionar en qué contexto conoció a su recomendado (seminarios, clases, dirección de tesis del Pregrado/Maestría, grupo de investigación, etc.). Igualmente quien recomienda debe demostrar que conoce el programa académico al cual se está postulando su recomendado, así como la universidad alemana y expresar los motivos puntuales por los que considera que su recomendado tiene un perfil idóneo para el programa al que aspira. La carta debe dirigirse a la universidad alemana y deberá ser redactada en inglés o alemán. Quien recomienda debe incluir todos sus datos de contacto incluyendo el cargo que tiene. La carta debe tener una fecha reciente; por regla general no más antigua de 4 meses, y debe estar firmada. Algunas universidades alemanas tienen formatos específicos para diligenciar las cartas de recomendación. Si no fuera el caso, recomendamos el uso de papel membretado de la institución en la que labora quien recomienda.

En caso tal que la persona que recomienda no pueda redactar la carta en inglés o en alemán, se deberá adjuntar la carta original junto con su traducción oficial.

4. Cartas de recomendación laboral
Algunas universidades pueden solicitar cartas de recomendación profesional. Por regla general estas cartas deben ser expedidas en inglés o en alemán. En caso tal que la empresa o la persona que expide estas cartas no pueda hacerlo en ninguno de estos idiomas, el candidato deberá presentar traducciones oficiales de las mismas junto con sus originales. Estas cartas deben ser actuales (no más de 4 meses). Es importante que el empleador describa las actividades y responsabilidades que el recomendado tenga o tenía a su cargo y el tiempo de vinculación. La carta debe tener todos los datos de contacto de quien recomienda y debe estar firmada y en papel de la empresa o lugar donde se labora o se laboró.

Para tener en cuenta…
En el caso de los interesados en postularse a programas de Artes o Música, por regla general las universidades no sólo exigen la documentación académica y personal, sino también  muestras de trabajo artístico. El aspirante debe confirmar con la universidad qué tipo de muestra y en qué formato se debe presentar. Es recomendable asegurarse de marcar adecuadamente cada una de las muestras con la información solicitada por la universidad alemana elegida.

Para poder enviar una solicitud completa a las universidades alemanas dentro de los plazos previstos, los candidatos deberán informarse directamente con las universidades sobre los calendarios para este fin. Principalmente el año académico alemán se divide en dos semestres de clases: Semestre de invierno y semestre de verano, y entre ellos se programan las vacaciones semestrales. Las fechas exactas varían según la universidad:

Cronograma de las universidades clásicas (Universitäten/ Technische Universitäten)
Semestre de invierno: octubre a marzo
Semestre de verano: abril a septiembre

En las universidades de ciencias aplicadas (Fachhochschulen)
Semestre de invierno: septiembre a febrero
Semestre de verano: marzo a agosto

Las fechas de cierre de los proceso de solicitud de cupo son normalmente entre enero y julio para ingresar en el semestre de invierno. Sin embargo, es indispensable informarse con la debida anticipación directamente con la universidad escogida, ya que las fechas pueden variar considerablemente. Muchos programas académicos solo inician en el semestre de invierno.

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